Использование Dynamics AX Excel Add-In

Excel Add-In – невероятно полезный инструмент, который позволяет не только выгружать данные из Dynamics AX, но и загружать данные обратно в систему без угрозы нарушения целостности данных.  Вы можете использовать данный инструмент для первоначальной настройки данных в Dynamics AX, для быстрого сохранения множества записей, перемещения данных из одной системы в другую и даже группировку данных с помощью вычисляемых полей. Dynamics AX Excel Add-In бесплатно включен в систему Dynamics AX, таким образом вам не надо покупать дополнительной лицензии для его использования.

В данном руководстве мы покажем, как вы можете с легкостью изменять данные с использованием Dynamics AX Excel Add-In.

Установка Dynamics AX Excel Add-I

Перед тем как начать работу с приведенными примерами, вы должны убедиться, что у вас установлен компонент Dynamics AX Excel Add-In. Если вы откроете Excel и увидите вкладку Dynamics AX, то данный компонент установлен, иначе вам необходимо его установить.

Как это сделать…

Для установки Dynamics AX Excel Add-In выполните следующие шаги:

1. Дистрибутив Office Add-Ins входит в установочный пакет Dynamics AX2012. Для установки данного компонента просто запустите установку Microsoft Dynamics AX Components из папки Install.                                                            
2. Пропустите приветственную страницу нажатием кнопки Next
3. Убедитесь, что вы выбрали опцию Add or modify components на следующем шаге, и нажмите кнопку Next                                                       
4. Когда отобразится страница Add or modify components, отметьте Office add-ins компонент в группе Client components. Нажмите кнопку Next для завершения установки.
5.  

Как это работает…

Теперь, открыв Excel, вы должны увидеть вкладку Dynamics AX с новыми опциями.

Выгрузка и публикация данных с помощью Excel

Один раз установив компонент Excel Add-In, вы можете использовать данный инструмент для выгрузки, изменения и публикации данных Dynamics AX. Данный инструмент полезен не только для начальной установки данных, но и для постоянного обслуживания системы, так как позволяет вам быстро управлять данными Dynamics AX посредством Excel.

Как это сделать…

Для выгрузки и публикации данных через Excel, выполните следующие шаги:

1. Вы можете изменить практически любые данные, к которым у вас есть доступ через клиента Dynamics AX. Все, что вам необходимо знать – где находятся данные.                                                                                                          
2. Если вы не знаете, данные какой таблицы хотите обновить – существует быстрый способ узнать название таблицы. Найдите форму, данные которой вы бы хотели обновить с помощью Excel. Далее нажмите правую кнопку на форме и выберите пункт меню Personalize.    
3. После отображения формы персонализации, выберите вкладку Query. На данной вкладке показаны все таблицы, относящиеся к вашей форме, и если вы посмотрите на первый источник данных, то обычно это и есть таблица, которая вас интересует.                                                  
4. Для создания связанного листа в Excel выберите пункт меню Add Tables в группе кнопок Add data на вкладке Dynamics AX.                           
5. Далее откроется диалог выбора таблицы. Вы можете промотать список для поиска таблицы, данные которой хотите добавить на лист.                
6. Или можете ввести название таблицы в поле Filter внизу формы.                  
7. Далее будет создан новый лист со всеми выбранными таблицами и слева будет открыт проводник с перечнем полей для их выбора. Заметьте, что начальный перечень полей добавлен по умолчанию на вашу страницу, и будет сохранен позже.                    
8. Слева в списке полей выберите все поля, которые хотите добавить на лист. 
9. Когда закончите, нажмите кнопку Fields в группе Design на вкладке Dynamics AX для возврата в режим изменения.

Как это работает…

Нажмите кнопку Refresh и вы увидите все записи Dynamics AX.

Для добавления новой записи просто начните добавлять новую строку в следующей пустой строке. Это автоматически увеличит отображаемую таблицу и говорит о том, что вы добавили новую строку.

Также вы можете изменять записи. Если поле основано на перечислении, то вы можете выбрать значение из выпадающего списка, тем самым сохраняя ваше время на выбор значений, которые могут быть установлены.

После добавления новой записи, нажмите кнопку Publish All в группе кнопок Publish.

Если все введенные вами значения корректны, и вы не пытаетесь добавить запись, которая уже существует, то таблица обновится, и вы увидите вашу новую запись.

Также будет создан новый лист Dynamics AX Status, который покажет количество обновленных записей и все возникшие ошибки.

Если вы откроете Dynamics AX, то вы также увидите новые записи.

Вы можете использовать данный инструмент для загрузки первичных данных и внесения повторяющихся изменений. Например, вы можете добавить любой набор данных для вашей новой компании, и даже новый план счетов в считанные секунды.

Использование фильтров для обновления выбранных данных

Excel Add-In имеет инструмент, который позволит вам фильтровать данные, возвращаемые при каждом обновлении листа. Это позволит вам легко изменять только требуемые данные. Фильтры действительно полезны для обслуживания данных, там, где вам необходимо одновременно изменить много записей, которые соответствуют определенному критерию. Благодаря фильтрам вы можете загрузить интересующие записи, установив критерии отбора, быстро изменить данные и сохранить их обратно в Dynamics AX.

Как это сделать…

Для фильтрации табличного запроса и одновременного изменения множества записей, выполните следующие шаги:

1. В данном примере у нас запрос к таблице Vendor. Так как это обычные таблицы Excel, то вы можете отфильтровать любое из полей стандартным способом. Вы можете выбрать любые из значений, которые есть в таблице для колонки фильтрации, и нажать OK.  Данное действие вернет вам подмножество данных, удовлетворяющее заданным фильтрам. 
2. Другой возможностью для фильтрации данных является использование фильтров Add-In. Вы можете открыть их, нажав кнопку Filter на вкладке Dynamics AX. Откроется конструктор фильтров. Вы можете добавить условия фильтрации просто нажав кнопку Add condition.  Данный диалог позволяет вам выбрать поле для фильтрации.  Нажав на кнопку … вам отобразиться список возможных значений для фильтрации.
3. Вы можете добавлять фильтры сколько хотите, и после завершения добавления фильтров, нажмите на кнопку ОК.                                                                                                    

Как это работает…

Каждый раз при обновлении, вы получаете данные с учетом установленных фильтров. Это лучше использования стандартных Excel фильтров, так как все несоответствующие записи не будут выбраны, в то время как стандартная фильтрация просто скрывает данные.

Если вы хотите изменить данные для вашего источника данных, вы должны изменить необходимые поля. Затем для сохранения данных всех выделенных записей, нажмите кнопку Publish All в группе кнопок Publish.

Инструмент Excel Add-In сообщит о любых возникших проблемах, а также подтвердит, что данные были обновлены.

Данный механизм полезен для всех финальных корректировок, которые вы обычно делаете после загрузки всех данных, а также для периодических изменений подмножеств данных.

Копирование данных между компаниями

Другим полезным свойством, которое вы можете использовать, является перемещение данных. Вы можете выбрать базу данных, раздел, компанию для выгрузки и опубликования данных, и необязательно они должны совпадать. Таким образом, если у вас есть тестовое и рабочее приложения, и вы хотите скопировать данные между ними с сохранением структурных кодов, то вы можете выгрузить данные из одного приложения и затем опубликовать их в другом. Или если вы создали новую компанию, то вы можете скопировать базовые данные с имеющейся компании, тем самым сохранив время.

Как это сделать…

Для копирования данных между двумя объектами средствами Excel Add-In, выполните следующие шаги.

1. Я не загрузил базовые данные в одну из компаний, таким образом, мы используем нашу основную компанию как шаблон для копирования данных.                                  
2. На вкладке Dynamics AX нажмите кнопку Options в группе кнопок Configure для настройки источника данных текущего листа.                      
3. Вы можете выбрать компанию (Legal Entity), которая будет использоваться, просто выбрав из выпадающего списка.                                   
4. Дополнительно вы можете выбрать сервер (Server) приложения Dynamics AX, выбрать наименование базы данных (Partition), для случая, когда в одной СУБД хранится несколько баз. Установив параметры, нажмите кнопку OK.                                                                                                       
5. Прежде чем мы обновить данные сохраните данные компании источника. Это облегчит удаление и вставку данных в новую компанию. Для этого выберите данные из таблицы источника и скопируйте их.
6. Затем вставьте данные справа от основных данных. Теперь у нас есть шаблон скопированных данных, и мы можем продолжить.                
7. Вернитесь к связанной таблице и нажмите Refresh All в группе кнопок Refresh. 
8. Так как в новой компании нет данных, то таблица будет пустой. Выделите данные, которые сохранили, и затем вставьте их как текст в связанную таблицу.
9. Добавятся все данные, которые будут соответствовать шаблону. Хотя заметьте, что я не заполнил данные в столбцах Terms of Payment и т.д. в данном примере, потому что нет данных в ссылочных таблицах. Подчеркиваю, что вы можете почистить данные перед вставкой.
10. Для сохранения данных в новую компанию нажмите кнопку Publish All в группе кнопок Publish. 
11. Если во время сохранения не возникло ошибок, то таблица должна просто обновится. Если возникли ошибки, то вы можете посмотреть их на листе Dynamics AX Status.

Как это работает…

Новые данные добавлены в новую компанию, и вы их увидите в Dynamics AX.

Создав один раз лист с шаблоном данных, вы можете сохранить его и использовать его снова в любое время. Если вы действительно хотите поступить грамотно, то вы можете создать лист со всеми общими данными, которые вам нужны для загрузки, и использовать его снова и снова.

Импорт сложных структур данных

Не все бывает так просто как загрузка одной таблицы. Для более сложных структур данных, таких как Изделия (Products), Клиенты (Customers), Поставщики (Vendors), Спецификации (BOM), вам может потребоваться загрузить данные нескольких таблиц. Вы можете сделать это также с помощью Excel Add-In, но для этого необходимо спланировать свои действия.

Как это сделать…

Для выгрузки мастер-данных из Dynamics AX с помощью Excel Add-In, выполните следующие шаги:
Например, для загрузки изделия вам необходимо заполнить как минимум три таблицы:
– EcoResProduct
– EcoResProductTranslation
– InventTable

1. В этом примере у нас есть необработанные данные о продуктах, которые нам необходимо импортировать в Dynamics AX.  Откройте лист с необработанными данными, которые вы ходите загрузить. Затем, чтобы создать шаблон импорта, пометьте таблицы, которые вы хотите загрузить. 
2. Так как необработанные данные сохранены не в том формате, который действительно надо загрузить, то создадим новый лист Product Data, и немного приведем данные в порядок. 
3. Для каждой таблицы, которую мы хотим загрузить, необходимо создать свой лист. 
4. Мы используем названия столбцов, которые мы выбрали для заполнения, как шаблоны столбцов на листе Product Data, и затем используем формулы для связи полей. 

Как это работает…

Просто копируйте данные с листа Product Data к связанным таблицам, и нажмите кнопку Publish All на вкладке Dynamics AX. Вы можете использовать данный шаблон для загрузки каждый раз при необходимости.

Использование вычисляемых полей для изменения множества записей

Эта еще одна полезная особенность, доступная в Excel Add-In, позволяет вам создавать новые вычисляемые поля. Данные поля позволяют вам группировать данные и отображать их одним значением, делая некоторые изменения данных более простыми. Вы можете использовать их для суммирования данных, а также разбиения данных на группы по какому-либо условию.

Как это сделать…

Для использования вычислимых полей в целях суммирования данных или группировки данных за период, проделайте следующие действия:

1. Например, прогнозные данные в Dynamics AX зависят от календарных дат.
2. Если посмотреть на эти данных в Excel, то они не очень подходят для внесения изменений, потому что они представлены в линейном виде, а не в нормальном табличном виде, с которым люди привыкли работать. 
3. Для группировки данных нажмите правую кнопку мыши на названии таблицы в списке полей и выберите пункт Create Matrix Field.                   
4. Откроется диалог, который позволит вам создать новое вычисляемое поле, основанное на существующем поле. 
5. Дополнительно вы можете отфильтровать данные так, чтобы выбрать определенную группу значений. Это полезно, потому что можно создать поля, связанные с периодом, и вы используете выборку определенных данных за период.                                                                 

Как это работает…

Для использования вычисляемых полей просто создайте новый рабочий лист и выберите поля, которые вы бы хотели суммировать, и затем добавьте вычисляемое поле.

После обновления данных вы увидите вычисляемое поле, суммирующее все необходимые значения.

Если вы измените любое из значений, то пропорционально изменятся все связанные записи.

Если вы используете данный механизм для следующего уровня, то вы можете создать вычисляемые поля для периодов, а затем их использовать для прогнозирования в разрезе периодов.

Импорт и экспорт данных с использованием Document Services

Существует дополнительный способ, с которым вы можете запрашивать и публиковать данные в Excel Add-In. Это Document Services, реализованный в Dynamics AX. Данный способ немного отличается от табличных ссылок, т.к. организует доступ к данным через классы, позволяя вам одновременно изменять данные более чем одной таблицы. Но данный метод требует программирования для конфигурирования нового сервиса. К счастью, уже существует несколько сервисов, уже развернутых в Dynamics AX, и вы можете их использовать.
Как это сделать…

Чтобы использовать данный механизм в Excel Add-In для запроса и публикации данных, произведите следующие действия:

1. Откройте меню Organization Administration\Setup\Document management\Document data sources. Отобразится список зарегистрированных сервисов, которые доступны для вас в Dynamics AX. 
2. Для использования данных сервисов из Excel, нажмите кнопку Add Data на вкладке Dynamics AX. 
3. После отображения диалога добавления данных, вы должны увидеть те же самые источники данных, что и названия сервисов Dynamics AX. Обратите внимание, что некоторые иконки с изображением карандаша, что означает вы можете публиковать данные, иначе данные доступны только для чтения. 
4. Сервисы данных работают аналогично таблицам и отображают все доступные поля, которые вы можете добавить на лист.
5. Просто выберете необходимые поля и перетащите их на ваш лист. 

Как это работает…

Когда вы включите режим редактирования, вы можете обновить данные, и затем вернуть все данные.

Вы также можете создать вычислимые поля и менять порядок отображения полей.

Резюме

В данном кратком обзоре мы показали, как вы можете использовать Dynamics AX Excel Add-In для выборки и публикации данных. Это великолепный инструмент создания шаблонов данных и выполнения периодических операций по изменению данных.

Оригинал статьи на английском:

http://atinkerersnotebook.com/2013/09/24/using-the-dynamics-ax-excel-add-in/